lunes, 15 de octubre de 2012

Aprovechamiento del tiempo ¡factor de éxito!


Es cada vez mayor la preocupación de las personas y de las organizaciones por racionalizar el uso de los recursos financieros, materiales, equipos, instalaciones, etc. En esta ocasión, recomendamos considerar también, a la hora de formular presupuestos, el despliegue de estrategias para administrar el uso el recurso más valioso: el tiempo.
Se ha preguntado alguna vez ¿cuánto vale su tiempo?, una respuesta aceptable de un ejecutivo podría ser: bueno, yo devengo al mes 5 millones, trabajando 20 días, a razón de ocho horas diarias, lo que equivale a 250 mil al día, 31.250 cada hora, 520,83 cada minuto y 8,68 cada segundo.
Otra respuesta válida sería: depende del momento, porque… si se trata de hacer negocios, en un minuto puedo ganar mucho dinero, pero también puedo perderlo; suponga usted el caso de un inversionista en bolsa de valores que, en cuestión de segundos, puede pasar tan rápido del éxito al fracaso financiero.
Pero, también puede referirse a no haber alcanzado a tomar el vuelo que culminó en tragedia, haber llegado tarde a la boda, estar en el sitio y a la hora precisa del atentado o recibir atención oportuna para salvar su vida…
Podría seguir mencionando situaciones positivas o negativas y en todas, seguramente tiene que ver el buen o mal manejo del tiempo. A manera de ejemplo: quién no ha vivido el desespero en los acostumbrados trancones que se presentan en las grandes ciudades donde es común observar la expresión de angustia desesperanzadora de los ocupantes de los vehículos atascados en las vías, sin poder hacer nada para avanzar, reconviniéndose a sí mismos por no haber salido de sus casas con suficiente anticipación para evitar el taponamiento.
En la vida laboral se observan con mayor frecuencia situaciones que involucran altas dosis de estrés provocadas por las demoras en las entregas de actividades, reclamos de proveedores, clientes, llamadas de atención de los supervisores o directivos, por no cumplir los plazos acordados, ocasionando enormes pérdidas en recursos a las organizaciones y deterioro de su imagen corporativa.
En las instituciones educativas, es crítico el manejo de los cronogramas por parte de docentes, en la preparación de materiales, entrega de informes y temas para evaluaciones, retroalimentación a los trabajos de sus alumnos y reportes de notas; los funcionarios administrativos, que retrasan el registro de información, el proceso de adquisición, producción y despacho de materiales, la consecución de medios para la actividad académica; los estudiantes, angustiados por no haber realizado el estudio de los materiales, el vencimiento de los plazos para entrega de actividades de aprendizaje.
En el hogar, es curioso observar cómo la gente vive a las carreras, despachando a los hijos para el colegio, tomando alimentos a la ligera, terminando de vestirse en la puerta de la vivienda, maquillaje de las damas en los vehículos, la cama sin tender, las prendas del día anterior fuera de lugar, la ventana abierta, los grifos del agua goteando, la estufa prendida, se olvidan las llaves, en fin, caos total…
Lo anterior me permite afirmar que no se ha tomado conciencia de que el tiempo es el recurso más valioso que existe y que no se puede comparar con ningún otro intangible, de ahí que su uso, manejo y administración sean los factores clave de éxito más importantes en la vida de las personas y de las organizaciones.
A medida que se avanza en el desarrollo de la ciencia y de la tecnología y se modifica el rol de los miembros de la familia, especialmente por factores económicos, la mujer ingresa al mundo laboral, el marido comparte con ella el cuidado de los hijos y las labores hogareñas, se requiere fijar la atención en el valor del tiempo; el nuevo orden mundial y la velocidad del cambio hacen aún más necesario cuantificar el precio de este recurso y estudiar la mejor manera de utilizarlo para evitar su desperdicio.
En el mismo sentido, la humanidad ha desarrollado métodos y herramientas para aprovechar al máximo el recurso; a manera de ejemplo, las tecnologías de la información y de la comunicación son ayudas que minimizan las demoras en las operaciones que de otra manera durarían mucho tiempo, reduciendo a horas, minutos, segundos y hasta fracciones de segundo.
En todos los campos de las actividades humanas, se viven buscando perfecciones en los procesos, actividades y tareas, si observamos por ejemplo, en el mundo deportivo, una clásica muestra de la combinación de talentos, competencias y tecnología, es el despliegue de medios que se da en las pruebas de las carreras válidas de la Fórmula Uno, donde la reducción de las demoras es determinante a la hora de medir los resultados.
En la vida empresarial a través de la comercialización de bienes y servicios, la optimización de los tiempos de atención al cliente se ha convertido en un poderoso factor diferenciador de la calidad y preferencia del mercado, que tipifican la competitividad de la firma; un servicio rápido, combinado con atención esmerada, atrae y fideliza notablemente la clientela, sobre todo en los servicios de restaurante, oficinas bancarias, agencias gubernamentales, centros de salud, estaciones y talleres de servicio automotriz, instituciones educativas, supermercados, agencias de transporte, servicios hoteleros, centros de recreación, servicios de reparación de inmuebles, constructores, ventas de vehículos, seguros, etc., donde casi siempre la primera impresión marca para siempre la opinión del cliente frente a la empresa, porque la gente vive cada vez más ocupada, en función del mejor aprovechamiento del tiempo para cumplir con todas sus actividades y no está dispuesta a perder ni un segundo en actividades que no le generan valor agregado.
A medida que se avanza en el desarrollo de la ciencia y de la tecnología, el nuevo orden mundial y la velocidad el cambio hacen aún más necesario cuantificar el precio de este recurso y estudiar la mejor manera de utilizarlo para evitar su desperdicio.
Es tal la preocupación que la humanidad tiene por hacer un mejor uso del tiempo, de manera que le alcance para cumplir sus compromisos, que la necesidad de regular su utilización se ha aprovechado como oportunidad de negocio, para crear programas de educación formal de carácter universitario y hoy se ofrecen licenciaturas, estudios de profesionalización, especializaciones y maestrías, en temas relacionados con la administración del tiempo, en modalidades presencial y a distancia, esta última como la mejor manera de autorregulación.
Con el advenimiento de la denominada era digital y las, hasta hace poco, nuevas tecnologías de la información y de la comunicación, en constante desarrollo y en función del mejor uso del tiempo, se hace exigible que las comunicaciones, además de su objetividad, deben ser ante todo precisas, concisas y oportunas, de manera que ya no son funcionales los informes voluminosos con abundantes explicaciones, en la mayoría de los casos desactualizadas e imprecisas, sino que hoy es más práctico presentar resúmenes ejecutivos, reportes y boletines en una página máximo (upm), a través del diseño e identificación de sistemas de índices e indicadores de gestión y cuadros de mando que integran y simplifican los antiguos mamotretos, agilizando los procesos de toma de decisiones.
Ahora, también viene proliferando un nuevo código matizado por el uso de extranjerismos sin traducción a la lengua nativa, se trata de palabras que encierran conceptos para uso indiscriminado y que quieren decir varias cosas a la vez, es decir, puede tener diversas interpretaciones, aspecto que facilita la comunicación y la hace más fluida, esto, unido a la cada vez menor utilización del papel, y el mayor uso de archivos magnéticos.
Las organizaciones que buscan la competitividad se esmeran cada día por buscar herramientas y modelos de gestión que optimicen el uso de los recursos, aparecen así, modernas filosofías como son:
• La gestión de la calidad total, fundamentada en criterios tales como cero defectos y una mejora continua hacia la perfección, que se convierten en una forma de vida.
• La metodología de producción Justo a tiempo cuyo propósito es un procesamiento continuo y sin interrupciones de la producción que implica minimizar el tiempo total necesario desde el inicio de la fabricación hasta la facturación del producto y pro ducirlo cuando se necesita y solamente en las cantidades demandadas por los clientes.
• El Benchmarking que se fundamenta en la búsqueda de las mejores prácticas de las empresas que conducen a un rendimiento superior, oportunidad para que una organización aprenda de las experiencias de otras, de manera que se ahorran esfuerzos y recursos.
• La Reingeniería de la empresa, definida como la revisión fundamental de los procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas del rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.
• El Outsourcing, la contratación a largo plazo de algunos procesos de una empresa a un proveedor externo para conseguir mejoras importantes en la efectividad del servicio y un ahorro sustancial en costos, como una forma de enfocar sus recursos en áreas claves del negocio.1
• El Mejoramiento continuo, implica buscar siempre formas nuevas para mejorar la calidad y el desempeño de las operaciones.
• El Empowerment, permite analizar las estructuras de autoridad y división del trabajo, con el fin de incrementar las facultades de los colaboradores, unidades y equipos de trabajo para agilizar los procesos productivos y la toma de decisiones, y disminuir los costos de nómina de una empresa.
• Las competencias laborales, que son la capacidad productiva de un individuo que se mide en términos de desempeño en un determinado contexto laboral y refleja los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes necesarias para la realización de un trabajo efectivo y de calidad.2
• El Downsizing, reestructuración administrativa y operativa de una organización para reducción en las plantillas de personal.
• El Rightsizing, que consiste en determinar el tamaño correcto de la empresa, para el logro de sus objetivos.
• Las alianzas estratégicas o jointventures, como una forma de aprovechar al máximo las fortalezas propias y las de los socios en un esquema de riesgos compartidos.
• El Coaching, proceso que permite prepararse para enseñar, entrenar, formar, educar, aprendiendo a instruir a otros, ayudar a conseguir objetivos, orientar en el desarrollo de potencialidades, escuchando, reforzando y acompañando para desarrollar habilidades y destrezas.3
Todos estos nuevos enfoques buscan mejorar el tiempo de respuesta a las necesidades de los clientes y de paso, generar economías en el desarrollo de los procesos productivos para competir a través de la estrategia de precios bajos y mejor calidad.
En virtud de los cambios en las organizaciones, aparece también un nuevo tipo de trabajador, centrado en el concepto denominado ética laboral sólida, que cree en la calidad de lo que hace y debe hacer, que está permanentemente motivado y reduce al mínimo las actividades no generadoras de valor y que lo puedan conducir a perder tiempo, da curso a su trabajo y busca siempre el máximo desempeño con esfuerzo mínimo.
Surge entonces, la necesidad de aplicar la administración para mejorar el uso del tiempo, equilibrar el dedicado a las responsabilidades familiares, académicas, laborales, sociales y al crecimiento personal. El día tiene para todos 24 horas, es un reto aprender a distribuir adecuadamente el día y la noche para atender íntegras las actividades, a través de una adecuada programación y disciplina, de manera que se alcancen los mejores resultados para elevar la calidad de nuestra propia vida.
Es también una simple cuestión de naturaleza cultural, en la escala de valores, el respeto del tiempo propio y el de los demás, al cumplir una cita o aceptar una invitación, llegar a la hora acordada, cuando se comprometa a realizar un trabajo, a reportar un informe, acostumbrase a hacerlo dentro del plazo, eso proyecta una imagen positiva y obliga a los demás a ser también puntuales.
Finalmente, es aconsejable reflexionar permanentemente sobre los resultados que se espera obtener, en función del tiempo dedicado a conseguirlos, la utilidad de las actividades realizadas, la necesidad de hacer pausas, llevar registros ordenados para medir el avance de las metas y objetivos, asegurarse de que no se hayan descuidado aspectos vitales para cumplir los planes y sobre todo, tener presente que el tiempo es un recurso que no se renueva, una vez transcurrido no vuelve atrás, vivir, disfrutar intensamente cada momento porque no tendrá repetición.